Назад к списку

Проектный офис в стиле Agile 


Вы не поверите! Кажется, наконец-то нашлась волшебная таблетка от всего! 

Бирюзовые организации, вовлечение сотрудников, эффективные команды, Scrum, Agile и прочие премудрости пришли на смену менеджменту по инструкциям (Management By Instruction – MBI), менеджменту по целям (Management By Objectives – MBO). 

Компании бодро движутся в сторону управления по ценностям (Value Based Management - VBM) и критикуют предыдущие подходы, называя их: менеджмент 1.0, затем 2.0, и вот он – Менеджмент 3.0! 

Правда ли это так? Действительно, менеджмент в его классическом варианте умер? 


Конечно, нет!Как всегда, любой ответ зависит от ситуации. 

Компании работают в разных условиях. 

Есть те, кто работает в госкорпорациях или выиграли долгосрочный тендер. 

Есть те, кто заняли свою нишу и являются в ней монополистами. 

И, конечно, гибкие компании, максимально ориентированные на рынок. 

Поэтому системы управления будут отличаться. Как и способы внедрения изменений. 

Да, конечно, можно вовлекать персонал, согласовывать ценности, строить эффективные команды…
Для чего? Для развития новых направлений, поиска конкурентных преимуществ. 

А если компания – на грани выживания? Антикризисное управление, быстрые шаги, ориентир – на цели и показатели.
Вопрос в другом.
А как подготовить сотрудников к разнообразным подходам?
К тому, что в условиях быстрых изменений нужны разные стили управления и разные методы? 

Выиграют не большие, а быстрые. Не ресурсоемкие, а гибкие! 

Имеет смысл разделять задачи. И здесь – нам в помощь модель Киневин (Cynefin Framework). Он классифицировал задачи, в зависимости от наличия опыта команды и сложности задачи. 

  • Упорядоченные простые задачи выполняются в формате: ощути-категоризируй-реагируй! Здесь применимы лучшие практики и каскадные методы (Waterfall), как в менеджменте, так и в управлении проектами. Управление по инструкциям. 
  • Упорядоченные сложные задачи выполняются в формате: ощути-проанализируй-реагируй! Здесь применимы хорошие практики и методы PMI, основанные на цикле Деминга: планируй-делай-контролируй-корректируй. Это классический менеджмент по целям.
  • Запутанные задачи выполняются в формате: попробуй-ощути-реагируй. И вот здесь-то и нужны возникающие практики Agile, Scrum, Lean.
  • Хаотические задачи выполняются в формате: действуй-ощути-реагируй и строятся на новых практиках. Это инновационные подходы, слабо формализуемые. 

Для подготовки команды к изменениям не стоит ждать усложнения ситуации, здесь подойдут тренировки для решения специфических задач, которые есть всегда. 

Например, поиска идей развития или создания нового продукта, или проведения рекламной компании, а, может, и некоего события – юбилея или Дня открытых дверей. 

С этой целью в компании может быть создан Проектный офис в стиле Agile. 

Проектный офис

Основные практики можно взять из технологий: 

Scrum – продвижение короткими циклами с достижением промежуточных, проверяемых результатов 

Lean Startup – создание в ходе циклов минимально жизнеспособных продуктов с постоянным тестированием гипотез. 

Бизнес-модель А. Остервальдера – балансировка потребностей и возможностей. 

Kanban – синхронизация действий членов команды за счет разделения задач по времени и выстраивания конвейера. 

Работа строится с максимальной визуализацией и открытостью, объединяет в переговорах заказчика и команду проекта, вовлекает ресурсы. 

Допустим, есть задача спроектировать рекламную компанию для какого-либо продукта. 

Организация работы может быть следующая: 

  1. Формирование команд. Отдельно может быть выделена команда заказчика – отдел продаж или служба развития. И ей в помощь – команда проекта, в которую могут войти самые разные специалисты. 
  2. Организация встречи команд для фиксации требований заказчика. Здесь могут быть использованы «ментальные карты», Impact-Mapping, скетчи, таблица требований заинтересованных сторон 
  3. Работа команд над организацией первого спринта: определение времени выполнения, распределение задач, фиксация первого результата – визуальной карты требований. 
  4. Презентация карты заказчику, сбор обратной связи. Корректировка требований. Ретроспектива спринта – что получилось, что нет.
  5. Работа команд над концептом мероприятия. Здесь могут быть использованы Pixel-Matrix, «Мозговой штурм», шаблоны визуализации типа canvas и прочие. 
  6. Презентация заказчику, сбор обратной связи, корректировка, ретроспектива. 
  7. Работа команд над продающей листовкой, уточнение целевой аудитории, целей мероприятия. 
  8. Презентация заказчику, сбор обратной связи, корректировка, ретроспектива. 
  9. Работа команд над самим мероприятием, разработка промо-ролика или части реального действия. 
  10. Демонстрация заказчику, сбор обратной связи, корректировка, ретроспектива, итоговый прогон. 
  11. Подведение итогов, обсуждение. 

Для такого подхода нужна специфическая организация процесса

это жесткий тайминг, встречи с заказчиком (Scrum-meeting), обсуждение командой (Standup-meeting). 

Важны роли: координатор процесса (Scrum-Master), представитель заказчика (Product-Owner), команда проекта (Scrum-Team). 

В проекте тоже есть своя терминология: фазы – это равномерные спринты. К каждому спринту делается описание требований к результату (Backlog). 

Да и у всего проекта также есть примерное описание результата. 

В ходе реализации проекта возможны изменения, развороты, переделки. 

Плюс в том, что переделывается не весь проект, а лишь его последний результат. 

Хотя может быть по-всякому.Никто не отменяет параллельного существования в компании самых разных подходов к управлению проектами, субкультур, различных стилей управления и подходов к менеджменту. 

Все определяется задачами. Нет плохих и хороших подходов, есть подходящие и не подходящие для конкретного типа задач. 

Если говорить о массовом обучении сотрудников, то их можно вовлекать в социальное предпринимательство. 

Социальное предпринимательство

На сегодняшний день, это один из подходов крупных корпораций, работающих в условиях гарантированного спроса или государственного заказа. Где требования к результату понятны, измеримы, а сами задачи относятся к категории упорядоченных. В этом случае, социальное предпринимательство обладает всеми признаками сложных не упорядоченных задач, т.к. может не иметь бюджета, жестких требований заказчика, понятных результатов, согласованных интересов стейкхолдеров. 

Социальное предпринимательство отличается следующими характеристиками

  • объединяет команды на основе ценностей вокруг идей, 
  • опирается на истинное лидерство, а не заданное естественной иерархией компании, 
  • учит принимать решения
  • формирует гражданскую позицию и ответственность

Ведущие бизнес-школы уже давно приняли на вооружение проектный метод обучения. Но подавляющее большинство ограничивается всего лишь планированием проекта, а не его реализацией. Слушатели защищают дипломный проект, что не гарантирует его реализации. Могут быть курсовые проекты, которые так же завершаются защитой плана, но не практическим воплощением. 

Без реализации проекта нет никакой гарантии, что выпускники, владеющие методами разработки бизнес-плана, способны договориться, организовать, проконтролировать, сдать заказчику. Это совсем другие компетенции менеджера проекта. Именно за ними – карьерное будущее руководителя и залог успеха компании. 

В программах МВА-Центра Бизнес-школы УрФУ с 2007 г. действует Проектный офис. Ежегодно реализуются 3-6 проектов. 

Особо приветствуются проекты, сохраняющие  традиции

  • Президенты в Детском доме (c 2011 г.) – мероприятия по профоритентации, например: Зарница, Робоквест, ПРОFest 
  • Международная Ассамблея управленческих кадров (с 2011 г.)
  • Конкурс на лучший дипломный проект (с 2008 г.) 
  • Конференция-видеомост «Умный дом» (с 2013 г.) 
  • Парусная регата (с 2013 г.) и т.д. 

В этом году Проектный офис координирует 4 проекта: 

  1. ПРОFest в Детском Доме (профориентация детей) 
  2. IV Международная Ассамблея управленческих кадров 
  3. Президентская ОлимпиаДА! 3.0 
  4. CosmoСлёт.Время Первых 

Обязательные условия

  • Scrum-технологии
  • Постоянное взаимодействие с заинтересованными сторонами 
  • Не менее 10 организаторов
  • Не менее 50 участников 
  • Полная документация по проекту 
  • Самоокупаемость за счет привлечения спонсоров 
  • Фото- видео-отчет 
  • Две публикации в СМИ 

Есть безусловная корреляция между участием в такого рода проектах и последующим карьерным ростом наших выпускников. 

Яндекс.Метрика